«Мектеп кітапханасының құжаттары. Мектеп кітапханасының есеп түрлері мен нысандары»

Бексултанова Рсалды Касымкановна

Костанай облысы, Қостанай қаласы Ғ.Қайырбеков атындағы №9 орта мектеп кітапханашы меңгерушісі

Мектеп кітапханасының құжаттары.

Мектеп кітапханасының есеп түрлері мен нысандары.

Мектеп кітапханашысының жұмысының басты міндеттері- тиісті құжаттарды мақсатты жүргізу  болып  табылады. Мектеп кітапханаларының ресми түрдегі әдістемелік орталығы  Қазақстан Республикасының білім және ғылым Министрлігінің  Алматы қаласындағы Республикалық ғылыми- педагогикалық кітапханасы

болып табылады.Осы ҚРБжҒМ РҒПК ұсынысы бойынша мектеп кітапханасында 25 ағымдық құжат жүргізілуі керек, мұнда мектеп кітапханашысы өз жұмысын барлық жағынан көрсетуге міндетті.

Жоғарыда аталған құжаттар саны қазіргі уақытта мектеп кітапханасына қажеттілер деп саналып отыр.

Мектеп кітапханасындағы кітапханалық қордың есеп формалары Қазақстандағы мектеп кітапханаларының  кітапхана ісі бойынша ресми құжаттарында көрсетілген. Бұлар:

1. Қазақстан Республикасының білім және ғылым Министрлігінің 2000ж. 17.08. «Білім беру жүйесіндегі  кітапханаларға арналған  кітапхана ісі бойынша құжаттарды бекіту туралы» №827 бұйрығы.

2.ҚР білім және ғылым Министрлігінң 2003ж.15.07. «ҚР мемлекеттік білім беру ұйымдарында кітапхана қорын  қалыптастыру жайында Нұсқаулықты бекіту туралы » №508 бұйрығы.

Мектеп кітапханасының негізгі құжаттамасы.

Жалпы.

1.Мектеп   кітапханасы туралы Ережелер.

2.Мектеп  кітапханасын пайдалану тәртібі.

3.Мектеп  кітапханасының толқұжаты.

4.Кітапхананың жылдық жоспары.

5Мектеп кітапханасының жұмысы туралы жылдық есеп.

6.Кітапхана меңгерушісінің қызметтік нұсқаулығы.

7.Мектеп кітапханасының  жұмыс кестесі.

8.Мектеп кітапханасының жұмыс нормативті –реттеуші

құжаттары салынған папка.

9.Негізгі кітапханалық қордың жалпы есеп кітабы.

10.Инвентарлық (түгендемелік) кітаптар.

11. Шот-фактуралар көшірмелерінң  папкасы.

12. Негізгі кітапханалық қордың қозғалысы.

(есептен шығару, тапсыру) актілерінің папкасы.

13.Инвентаризация жүргізу туралы актілер.

14. Жоғалған кітаптардың орнына оқырмандардан қабылданған кітапттар есебінің дәптері.

15. Уақытша сақтаудағы әдебиеттер есебінің журналы.

16. Мектеп кітапханасы жұмысының күнделігі.

17. Библиографиялық анықтамалардың есеп журналы.

18.Мерзімдік басылымдарға жазылу папкасы.

19. Оқулықтар қорының жалпы есеп кітабы.

20. Сыныптар бойынша оқулықтар беру есебінің папкасы.

21. ОӘК уақытша сақтау қорының есеп журналы.

Орта білім  беру мектебінің  кітапханасының бірлестірілген қоры көркем әдебиеттер, ғылыми-танымдық және ғылыми- көпшілік, сонымен бірге мектеп оқулықтар қорынан тұрады.

Орта білім беру мектебінің оқулықтар қорына:

Оқулықтар, хрестоматия оқу құралы, есептер мен жаттығулар жинағы, электронды оқулықтар, дидактиқалық материалдар, жұмыс дәптерлері кіреді.

Негізгі қор мен оқулықтар қорының есебі бөлек жүргізіледі.

Кітапханалық қор есебі.

Келіп түскен әдебиетті ілеспе құжаты мен сәйкестігін тексергеннен кейін, оны өңдеуге кірісеміз. Сіздердің барлығыңызға кітапты сөреге қоюға дейінгі бір кітапты қаншама өңдеу кезендерінен откізу керектігі белгілі.

Сонымен, кітапханалық қор есебі-қорға келіп түсетін және одан шығарылатын барлық құжаттарды тіркеу бойынша операциялар кешені. Мектеп кітапханасында қор есебінің үш түрі міндетті:

Жалпы, жеке және инвентарлық емес. Белгіленген әдістер мен ережелер бойынша кітапханалық қор есебі кітапхана қорының қозғалысы, көлемі, құрамы туралы нақты мәлімет алуды қамтамасыз етеді. Қордың сақталуымен, құжаттардың болуы және қозғалысын бақылаумен,қамтамасыз етеді сонымен қатар мемлекеттік статистикалың есеп пен кітапхана есебінің негізі қызметін атқарады.

Кітапханалық қорға келіп түскен құжаттар есебі.

Кітапханалық қорға келіп түскен құжаттар есебі оларды тұрақты, және уақытша сақтау құжаттары бөлімдеріне бөлу жолдары арқылы жеке жүргізіледі.Құжаттарды орналастыру мына критерийлер есебімен, яғни құжаттардың маңыздылығы олардың тұтыну және практикалық маңыздылығы,құжаттың түріне, көлеміне, тақырыбына қарамай қажеттілігіне қарай анықталады.

Инвентарлық нөмірімен ұзақ мерзім сақтауға арналған құжаттар есебіне ағымдық және жобалап оқырмандардың сұранысын қанағаттандыру үшін қажетті құжаттар жатады.Тұрақты сақтауға арналған құжаттар инвентарлық кітапта есепте тұрады. Уақытша сақтауға (инвентарлық нөмірсіз) жататын құжаттар есебі:

* Қысқа мерзімді маңызы бар ақпарат,48 бетке дейінгі басылымдар, осыған байланысты (1 жылдан 3 жылға дейін, егер басқа мерзім қарастырылмаса) арнайы данасынан, ситен басылымдардан, мұрағаттық құжаттардан басқасы кітапхана қорынан шығарылады.

* дискеттердегі электронды құжаттар.

Құжаттардың барлық түрлері таңбаланды,олар негізгі таратушының қосымша және оның ажырамас бөлігі боп табылады.

Электронды құжаттар жұмсақ фломастермен таңбаланады.

Жалпы (кіріктірілген) құжаттар есебі.

Сонымен құжаттардың алғашқы өндеуін еске түсірдік, білмегендер таныс болды.Енді сақталу мерзімі мен  ақпаратты таратушысына қарамастан барлық құжаттардың жалпы есебін жүргізуге кірісеміз.

Жалпы (кіріктірілген) есеп – бір ілеспе құжат бойынша кітапхана қорына түсетін не шығарылатын топтардың кітапханалық  есеп түрі. Жалпы есеп формасы дәстүрлі немесе машина оқи алатын түрдегі «кітапханалық қордың жалпы есеп кітабы» болып табылады.

Кітапханалық  қордың жалпы есеп кітабы- газеттерден басқа барлық басылымдар мен аудиожазба құжаттарының негізгі есеп құжаты. Бұл кітапқа тек қана қолдан қаламмен жазылады. Сонымен қатар кітапхана карточка формасын, компьютерде алынғанды қағазға шығарып  алу, файлдарда және басқа таратқыштарда ұзақ мерзімде сақтауды қамтамасыз ететін болса, осындай есеп жүргізуге құқы бар.Материалдық таратқыштардың сипаттамасына қарамастан, қор қозғалысы туралы мәліметті 3 бөлікте қарастырамыз:

1 бөлім-  «Қорға енгізу»;

2 бөлім- «Қордан шығару»;

3бөлім- «Қор қозғалысының қорытындысы».

Кітапханалық қордың жалпы есеп кітабына жазу кітапханаға құжаттардың бірінші партиясы келіп түскен мезеттен бастап жазылады.

1.     Бөлім. Қорға енгізу.

Бір құжатпен кітапханаға келіп түскен кітаптар мен брошюралардың әр партиясы кітаптың 1 бөліміне жеке жолға кезекті реттік нөмірі қойылып жазылады. 1 бөлімдегі жазулардың реттік нөмірі жыл сайын бірінші нөмірден басталады. «Балансқа қойылмайды» графасында (48 б. дейінгі көлемдегі) брошюраларды, (4 бетке дейінгі) үндеу қағаздарын, күнтізбелер,плакат, әдістемелік әзірлемелер, бағдарламалар,есептен шығаруға жататын материалдарды оқушылар мен мұғалімдерге таратып бергеннен кейін тіркеп қоямыз.Брошюралар, кітаптар сияқты,мазмұнына байланысты салаларға бөлінеді.

Әр жыл аяқталғаннан кейін, жыл бойы келіп түскенінің есебі шығарылады да, жалпы есеп кітабының 3-бөліміне ауыстырылады. Қорытындысын шығарғаннан кейін, жаңа жылға жазбаны өткен жылы қорытындыны есепке алмай жаңадан есеп жүргізу керек.

2.     Бөлім. Қордан шығару.

Кітапханадан шығарылған кітаптар партиясы құрастырылып, бекітілген актіден кейін қордың жалпы есеп кітабының 2-бөліміне жеке жолға кезекті реттік нөмірімен жазылады.2-бөлімдегі жазбалардың  реттік нөмірі жылдан-жылға жалғастырылады.Есептен шығару актісіне белгілі бір себептен шығарылып отырған басылымдар енгізіледі.Әр жылдың аяғында жыл бойы шығарылғандардың қорытындысы шығарылады, олар жалпы есептің 3-бөліміне ауыстырылады.Қорытынды шығарылғаннан кейін жаңа жылды өткен жылдың қорытындысын қоспай, жеке есептеу басталады.

3.     Бөлім. Кітапханалық қордың қозғалысының қорытындылары.

Жыл аяғында  бөлімде кіріс пен шығыстың қорытындысы шығарылады.Басылымдардың саны мен бағасы,жалпы кітаптағы жазбалары бухгалтерияның берген мәліметтерімен сәйкес болу керек.

Құжаттардың жеке (дифференционалды) есебі.Жалпы есеп жасалганнан кейін әдебиет жеке есептелінеді. Жеке есептің негізі формасы- инвентарлық кітап. Беттері нөмірленеді, кітап бауланады (тігіледі) тігістің орны директордың қолы мен мектептің дөнгелек морімен куәландырылады.Инвентарлық кітапты қайта көшіріп жазуға болмайды, егер ерекше бір жағдайлар болса, жоғарғы жақпен (оқу бөлімі, орталық тандырылған бухалтерия болуы мүмкін) келісілген  жеке бұйрық шығарылады.

Инвентарлық кітап  беттері нөмірленеді. Титулдық бет және оның арт жағы номірленбейді.Әр бет 25 инвентарлық нөмірге есептелген.Әр жолға бір жазба жазылады. Инвентарлық кітаптың екі түрі бар. 5000 инвентарлық нөмірі арналған 200 беттік және 7500 инвентарлық нөмірге есептелген 300 беттік түрлері. Титулдық беттің арт  жағы инвентарлық кітапша толтырылмайды. Әр  басылым түпнұсқа тілінде қара (кок) сиямен (пастамен) жазылады.Инвентарлық  кітапшағы жазулар ұқыпты жүргізілуі керек.Өшірілулер жол берілмейді. Қорға келіп түскен әр басылымға жеке инвентарлық нөмір беріледі, оның саны мен келіп түскен уақытына қарамайды. Бұл нөмір басылымның өзіне- титулдық бетке және  17- беттегі  мәтіннің астына төменгі  сол жақ бұрышқа, штемпельдің астына, не ішіне алфавиттік қызметтік каталогтың сыртына қойылады. Инвентарлық кітапқа әр кітаптың бағасы көрсетіліп акт жазылғаннан кейін сыйлыққа берілген кітаптар енгізіледі.

Инвентарлық кітапқа 48 бетке дейінгі брошюралар, кіші оқырмандарға арналған жұқа кітапшалар,үндеулер,күнтізбелер,бағдарламалар және оқушылар мен мұғалімдерге таратқаннан кейін есептен  шығарылатын әдебиеттер (қиылатын альбомдар мен дидактиқалық материал),сонымен қатар плакаттар жазылмайды.Жоғарыда айтылғандай, кітапханашы есеп жүргізу және есеп формаларын құру үшін өзіне тиімді тәсілді таңдап алуға құқы бар, уақытша сақтауға арналған басылымдар үшін инвентарлық нөмір бермей-ақ «Уақытша сақтауға арналған құжаттар есебінің журналын» жүргізеді.Жаңа  жылдан бастап жазу №1-ден басталып жазылады және комплект саны жазылады. Брошюраларды беру және оқырман формулярына жазу қолайлы болу үшін,реттік нөмірдің астына в/з белгісін, ал есеп және АВМ тіркеу үшін электронды құжаттың әр дана саны жеке нөмір бекітіп, «АВМ есебінің инвентарлық журналы» жүргізіледі.

Мектеп оқулықтарының кітапханалық қордағы есебі қалған әдебиеттер есебінен  айтарлықтай өзгеше және мектеп кітапханасының кітапханалық қорынан бөлек сақталады. Оқулықтар есебі топтық тәсілмен жүзеге асырылады және «Мектеп оқулықтарының кітапханалық қорындағы есеп журналы»   жүргізіледі, сонымен қатар 75*125 өлшемдегі есеп карточкалары жүргізіледі. Библиографиялық  анықтамалығы бар карточкалар сыныптар бойынша  есеп  картотекасына  қойылады, ал сынып ішінде әліпби  автордың ретімен тегіне немесе атауы бойынша  қойылады. Есеп карточкаларының сақталуын бақылау үшін олар  «Мектеп оқулықтарының  кітапханалық қордағы есеп карточкаларын тіркеу журналында тіркеледі.» Кітапханалық қорға түскен барлық оқулықтардың  түрлері есепке жатады.Кітапхана  қорына кеп түскен оқулықтарды есепке алудың екі түрі бар. Олар тұрақты және уақытша сақтау құжаттарына бөлінеді. Уақытша  сақтауға  құжаттарына: брошюралар,үндеулер,күнтізбелер,плакаттар, әдістемелік әзірлемелер мен бағдарламалар,оқушылар мен мұғалімдерге таратылатын (жұмыс дәптерлері, бақылау күнделіктері,атластар, кескін карталар) материалдар жатады. Уақытша сақтау арналған құжаттар кітапханалық қорға енгізілмейді және  негізгі қор брошюраларынан айырмашылығы балансқа қойылмайды.Біздің жұмысымызда, есеп берген кезде ОӘК саны туралы мәліметтер сұрайды, сол себепті оқу-әдістемелік кешеннің есебін жеке жүргізу қажеттілігі туындайды.Осылайша «Уақытша сақталатын басылымдар есебінің дәптерінің   негізінде «Оқу-әдістемелік  кешен есебінің дәптері» пайда болды.

Кітапханалық қордағы мектеп оқулықтарының есебін жүргізу үрдісіне: қабылдау, штемпельдеу, тіркеу,сыныптарға болу, оқулықтары ауыстыру оларды шығару,сол сияқты қор қозғалысының қорытындысын шығару және оны тексеру жатады. Оқулықтар ББК бойынша, яғни салалар бойынша бөлінбейді.Оқулықтардың барлық түрінің есебі топтық тәсілмен, инвентарлық емес есеп әдістемесімен жүргізіледі. Инвентарлық емес есеп- кітапханалық қордың қарапайым жеке есебі, әр данасын тіркеудің орнына тек құжаттың атауы ғана тіркеледі.Мектеп кітапханаларында инвентарлық  емес есеп жүргізуде  мынадай құжаттар рәсімделеді: оқулықтар қорының жалпы  есеп кітабы, басылымның есеп карточкасы және оқулықтардың кітапханалық қорындағы есеп карточкаларын тіркеу журналы.

Оқулықтарды библиографиялық сипаттамасы жазылған есеп карточкалары  есеп картотекасына сыныптар бойынша, ал сынып ішінде –әліпби ретімен қойылады. Есеп карточкасы инвентарлық емес есептен  өткен оқулықтың әрбір жеке басылымының қозғалысын көрсетеді.

Оқулықтар есебі  «Мектеп оқулықтарының кітапханалық қордағы жалпы есеп кітабында» жүргізіледі, ол 3 бөлімнен тұрады:

1 бөлім. Оқулықтар қорына енгізу.

2 бөлім. Оқулықтар қорынан шығару.

3.бөлім. Оқулықтар қорының есебінің қорытындысы.

Кітапханалық қорлардың есебі жүзге асырылатын құжаттар (негізгі кітапханалық қордың жалпы есеп кітабы, оқулықтардың кітапханалық қорындағы есеп карточкаларын тіркеу журналы, есеп карточкаларының картотекасы) қатаң есептегі финанстық құжат  болып табылады, олар жабылатын шкафтар  мен сейфтерде, санаулы адамның ғана мүмкіндігі бар жерде сақталуы тиіс.

Мектеп кітапханасында жүргізілетін құжаттардағы жазулар ұқыпты, анық, түсінікті жазылуы керек.

 

 

Бексултанова Рсалды Касымкановна.

г.Костанай

Ғ.Қайырбеков атындағы

№9 мектеп кітапханасының меңгерушісі

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.